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[原創] 采購效率低?是時候升級你的招采系統了!

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發表于 2020-7-15 12:17 | 只看該作者 回帖獎勵 |倒序瀏覽 |閱讀模式
在當今快節奏的商業世界,發展較慢的公司根本無法長期進行有效競爭。作為公司管理層,如果你正在為公司的采購成本控制而苦惱,很想知道公司為何要花這么長時間進行采購,那么你應該想想,你們公司的招采系統上一次升級是什么時候。

大多數情況下,公司行動遲緩、招采效率低是因為依賴過時的招采流程和系統,這在激烈的市場競爭中沒有什么優勢。如果企業長時間按照舊有的方式及固定的流程進行招采,那么幾乎可以肯定,你們正在輸給已經實現招采現代化的競爭對手。為此,我們來看看幾種典型且過時的招采流程和系統,如果你們的企業正在使用其中一個,那么是時候考慮全面升級招采流程了。



1、 基于紙張的招采流程

多年來,許多企業習慣使用紙張管理招采,但通過這種方式難以全面掌握招采流程,還會出現很多問題。首先,基于紙張的招采流程容易出現人為錯誤,例如,員工可能會以錯誤的信息填寫表單;重要文件可能會因亂放而找不到,不得不花大量時間追蹤文件;紙張式的采購資料無法得到很好的匯總和數據分析。另外,采用基于紙張的招采流程,還會造成許多看不見的浪費,包括失常的支出和欺詐,導致成本增加。

2、用電子表格管理招采

由于使用基于紙張的招采管理方式存在的各種弊端,許多企業紛紛轉向基于電子表格的招采管理系統。雖然電子表格比紙張處理方便,但是,電子表格仍然無法處理招采的很多關鍵問題,包括異常支出、程序效率低下、欺詐、成本效益等等。

而且,招采中的每一項支出,哪怕是常規支出,都需要經過多個人簽字審核。招采經理需要在預計會成為常規的大額項目或首次支出上簽字,這是一回事,但多個人需要在公司每筆采購上簽字卻是另一回事,這涉及到流程與效率的問題,通過電子表格的招采方式使審批變得困難,效率低下,難以實現流程自動化管理。

3、使用過時的招采系統

如今,大多數企業還在采用過時的招采系統,雖然它能夠完成部分招采業務,但業務信息共享程度較弱,一些采購操作還是無法在線上完成,難以實現與供應商的實時協同。過時的招采系統,采購控制通常是事后補救,無法在事前進行控制,難以減少不必要的損失。且過時的招采系統一次性資金投入較大,更新升級難。

總地來說,依靠過時的、多年來沒有更新的招采系統容易產生繁瑣的招采流程,造成采購成本增加,最終失去企業的市場競爭力。所以,企業需要養成定期評估招采流程的習慣,從而更進一步優化招采流程。

改進招采系統的好處

雖然改變很困難,但企業從招采系統升級中獲得的好處遠遠超過保留過時系統帶來的好處。改進招采系統將不僅能提高企業競爭優勢,而且還能夠獲得投資帶來的真正回報。

-減少欺詐
大多數企業在采購欺詐方面備受困擾,也不具備消除或減少采購欺詐的保護措施。無論是基于紙張還是依賴電子表格的舊式招采方式,都加大欺詐采購識別的難度。不過,有了新的招采系統,你就不用擔心未經授權的采購會大大削減你的底線。

-減少不合規支出
對于大多數大型企業來說,不合規支出或異常支出是主要問題。超過一半的受訪員工承認,他們有過不守規矩的情況,產生大量不合規的支出。相關研究表明,不合規支出減少5%到10%就可以節省數百萬美元的成本。有了現代化招采解決方案,你們公司可以大幅減少不合規支出。

-減少浪費
根據中國光大銀行(CEB)發布的數據顯示,由于過時的招采策略和系統,普通大型公司每年浪費逾1400萬美元。如果你還在使用過時的招采系統來管理公司采購,那就是在浪費大量資金。通過可以優化招采流程的新工具,可以有效節省這些資金。

-縮短招采時間
根據美國生產力和質量中心(APQC)的相關報告顯示,速度最快的公司能在5小時或更短時間內提交購買訂單,而速度較慢的公司則需要將近兩個工作日來完成同樣的事情。如果你的招采系統已經過時,那么你們公司很有可能落后于其他競爭對手。有了現代化招采系統,企業就可以加速采購申請過程,縮短招采時間,為企業帶來更多效益。

-提高員工參與度
作為員工,如果你可以選擇,你會在那些使用過時工具和技術的地方工作嗎?一般員工會選擇在投資現代平臺的地方工作。將招采升級為現代化的方式,在提高生產力和參與度的同時,還能減少員工壓力。這樣的系統不僅使招采部門工作起來更輕松,而且有助于員工學習他們在職業生涯中使用的新技能,提高工作效率。

如何升級你的招采系統?

首先,你需要投資于一個現代化的電子招采平臺,來規范整個采購流程。比如8MSaaS SPM電子招采平臺,支持端到端多方交易的尋源、詢價、招采、交付、入庫、支付及退貨,助力企業實現一站式采購。系統通過全流程電子化,最大程度減少人為因素的影響,實現數據信息高度共享,大大增強業務可追溯性。


接下來,你需要全面改革企業招采規則和程序,確保你的采購申請方式盡可能簡化。例如,公司要求每份采購訂單上要有三個人的簽名,哪怕是常規的重復訂單,那么應該制定新規則來簡化這類訂單。通過招采系統將審批人數量縮減到最少以及實現審批流程自動化,以便減少審批壓力,提高審批效率。

最后,如果你已經部署了新的招采系統,同時更新了規則,那么需要確保招采部門所有成員都能跟上新系統的速度。你可以進行員工培訓,定期收集員工反饋,了解他們對于改進招采效率的想法,并讓每位員工都熟練使用新系統,讓他們了解如何最大限度利用新技術來提高招采效率。

在信息技術高速發展的今天,電子招采成為現代化招標采購的最佳方式,企業懂得利用新技術,積極推行電子招采系統的實施,才能在市場競爭中脫穎而出,占據有利地位。8MSaaS SPM在采購管理行業有著多年的業務經驗,技術團隊能夠針對采購管理的重點流程做出相應的管理功能和流程設計,幫助企業打造智能化招采新體系,助力企業新發展。

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